Organisering av e-post - Sortering og lukking

• Kan 7, 2024

E-post kan aldri rote opp i det fysiske rommet ditt som posten kan, men det kan likevel være årsaken til stress, frustrasjon og hodepine når den hoper seg opp. Ved å få kontroll over e-posten din, kan du hjelpe deg med å sikre at det blir verktøyet den er ment å være - en som holder deg i kontakt og informert - uten å forårsake overveldelse.

Det første trinnet mot å lage et funksjonelt organiseringssystem for e-posten din er selvfølgelig å luke bort de meldingene du ikke lenger ønsker eller trenger. Her er noen kriterier og tips som hjelper deg med å slanke innboksen og bli kvitt digital cruft.

Hvor skal jeg starte
Ofte er det enkleste og mest effektive å starte med å sortere og luke de eldste e-postmeldingene dine, ettersom de er minst sannsynlige å være tidsriktige og relevante, og mange av dem kan være utdaterte. Hvis du har en veldig stor e-postadresse, kan det være lurt å opprette en generell tilbakemeldingsmappe for å holde meldingene du vil sortere gjennom, slik at de ikke roter innboksen og blir overveldende.

Jeg anbefaler å starte med 20-30 minutter med sortering, noe som generelt er nok til at du kan gjøre noen fremskritt, men ikke så mye at du blir lei eller utslitt. Hvis du fortsatt er inspirert, fortsett med det; Ellers ta en pause og komme tilbake i ytterligere 20 minutter senere.

Opprette retningslinjer
Som når du luker andre ting, er det nyttig å ha noen retningslinjer foran hva du er klar til å skille deg ut og hva du vil beholde. Her er noen av typene e-postmeldinger jeg sletter når jeg luker:

• Meldinger jeg ikke ønsket å motta til å begynne med (spam, selvfølgelig, men også nyhetsbrev jeg ikke registrerte meg på, uønskede Forwards, og så videre)
  
• Meldinger med utdatert info (på, si, hendelser som allerede har gått)
  
• Informasjonsmeldinger (som nyhetsbrev) Jeg har allerede lest og vil sannsynligvis ikke lese igjen
  
• Informasjonsmeldinger jeg ikke har lest som er mer enn to måneder gamle
  
• Meldinger jeg har skummet og ikke vil eller trenger å gjøre noe med
  
• Meldinger hvis informasjon er tilgjengelig andre steder
  
• Tidligere versjoner av meldinger som har blitt en del av lengre tråder (det vil si at hvis en klient sendte en melding som jeg svarte på, og deretter klienten svarte på meg, vil jeg bare beholde den siste meldingen - som har alle tre bitene med korrespondanse i det)
  

Slett unna!
Med retningslinjene i hånden, kan du lese innholdet i innboksen din med en finger over Delete-tasten på tastaturet, klar til å sprette. Fordi så mye e-post pleier å somle som påminnelser om ting du må gjøre, kan du prøve å gjøre denne øvelsen med oppgavelisten på din side; når du kommer over en melding du bare har holdt fordi den minner deg om noe du trenger å ta vare på, kan du skrive den oppgaven på oppgavelisten og deretter slette meldingen (eller i det minste flytte den ut av innboksen til en mappe).

Mens du sorterer, prøv å ikke bli for fanget i innholdet i meldinger: hvis det er lange e-postmeldinger du vil lese, for eksempel, skumme noen få linjer for å være sikker på at de er verdt å lagre, og flytt dem til a Les mappen i e-postprogrammet. Vær også på vakt for distraksjoner, for eksempel å klikke på en lenke i en melding og deretter bli opptatt av å verktøy rundt på nettet. Hvis du trenger det, kan du konfigurere en mappe for nettsteder for å besøke og lagre alle meldinger med informasjon om ting du vil sjekke ut på nettet.

Når du jobber, kan du tenke på e-postinnboksen din som på en fysisk innboks på skrivebordet: ideelt sett bør det bare inneholde de meldingene du ennå ikke har vurdert eller som du jobber aktivt med. Å rydde ut tingene du ikke lenger trenger, og flytte til mapper alt du vil beholde som referanse, vil gjøre det lettere å få tak i det som virkelig er aktivt og aktuelt for deg.

I den neste artikkelen i denne serien skal vi se på måter å lagre og organisere e-postmeldingene du velger å beholde. Sett av litt tid til å lage dine egne retningslinjer for sortering og luke, og bruk dem for å bruke dekluttering av innboksen.

Video Instruksjoner: The SECRET organized mail & receipts! (NO MORE CLUTTER!) (Kan 2024).