En enkel måte å organisere vitale papirer på

• Kan 8, 2024

For noen uker siden falt det meg opp at hvis jeg noen gang måtte forlate huset mitt i en nødsituasjon, ikke ville jeg raskt og enkelt kunne få tak i de viktigste papirene mine, for eksempel forsikringsdokumenter, generell informasjon om finansiell konto og annet ting jeg trenger hvis en virkelig katastrofe skulle skje. Jeg skjønte også at det ikke ville være lett for andre å finne denne informasjonen hvis jeg var inhabil på noen måte.

Det er ikke slik at papirene mine ikke var generelt organisert, men at de avgjørende papirene var del av et større og ikke helt bærbart system. (Jeg ville ikke tenkt å rulle arkivskuffen min ut hvis jeg skulle flykte fra huset.) Så jeg var glad for å komme over et produkt som lovet å gjøre det relativt smertefritt å organisere nøkkelpapirene mine: Securita Vital Records PortaVault. Jeg satte det på prøve, og her er hva jeg tenkte på det.

Hva det er
PortaVault er et system som består av en glidelås på lerretet, et tre-ringpermer, seksjonsdelere med informasjon om hva du skal lagre i hver kategori, plastbeskyttelseshylser, trykte etiketter for å identifisere hva du legger i ermene, et lite lerret veske, og forhåndstrykte skjemaer med plass til informasjon som nødkontakter, helsehistorie og katastrofeplanlegging. Bindemiddelet har også en skulderrem og en "regnfrakk" av plast.

Hvordan det fungerer
PortaVault er ment å inneholde ting som testamenter, fødselsattester, finansiell kontoinformasjon, forsikringer og reseptbelagte opplysninger. Kort sagt, alt du sannsynligvis vil trenge i en nødsituasjon eller som andre måtte trenge hvis du ble udugelig. Seksjonsdelere - planlegging og kontakter, identifikasjon og familiejournaler, helse og medisin, finans og eiendom, forsikring og eiendomsplanlegging og skatter - gir retningslinjer for dokumentene som skal gå i hver seksjon, hvor ofte du skal oppdatere postene, og hvordan du kan sikre deg at du er forberedt i tilfelle en nødsituasjon.

Når du lagrer dokumenter i PortaVault's beskyttelseshylser, legger du til en forhåndstrykt etikett til hver erme for å identifisere hva som er i den. (Det er også egendefinerbare etiketter for alt som ikke allerede er redegjort for i de forhåndstrykte versjonene.) Det er også verdt å fylle ut skjemaene i hver seksjon slik at informasjon som ellers kan være spredt - medisinsk historie, viktig kontakt tall, en liste over verdisaker og samleobjekter, og så videre - lagres et sted.

Hvor lang tid tar det
Jeg brukte litt over to timer på å bli kjent med systemet, lese seksjonsdelere og andre instruksjoner, fylle ut skjemaene og overføre ting til platebeskyttelseshylsene og merke dem. Hvis du brukte systemet til en hel families poster, ville du sannsynligvis trenge litt mer tid, som du ville gjort hvis papirene dine ikke var i rimelig god orden da du startet. Selvfølgelig kan du sette opp systemet litt etter litt i løpet av en uke, og det vil sannsynligvis ikke ta deg mer enn 15-30 minutter om dagen.

Hvorfor jeg liker det
Jeg er ikke spesielt stor tilhenger av innleverte arkiveringssystemer generelt. PortaVault var imidlertid et unntak fra regelen. (Og for rekorden har jeg ingen interesse for produktet eller dets morselskap.) Til å begynne med, fordi det er langt færre kategorier her enn med mange andre arkiveringssystemer, syntes jeg det var enklere og mindre frustrerende å bruke. Jeg liker også det faktum at det er lett å "overstyre" standardanbefalingene om hvor du skal lagre ting: hvis du mener at IRA-kontooplysningene dine skal gå i Finans og eiendom i stedet for Skatter og eiendom planlegging, legg den der og noter systemets Document Locator Form.

Jeg ble også imponert over PortaVault oppmerksomhet på små (men potensielt viktige) detaljer. Dokumentbeskyttelseshylsene er plissert i ytterkanten, noe som gjør det lettere å lagre klumpete dokumenter uten at ermene krøller seg på sidene. Bindemiddelet trekker ut av lerretetui, så det er enkelt å jobbe med. De ferdigtrykte skjemaene er enkle og logiske. Den lille glidelåsvesken (som selv klemmer seg fast i permeret) er et bra sted for ekstra nøkler, kontanter, zip-stasjoner på datamaskiner og andre små gjenstander som er lette å miste. Og selve større kabinett glipper helt opp, er vannavstøtende og har et solid håndtak langs ryggraden.

Noen få siste merknader
Som med ethvert system, krever PortaVault litt innsats: du må ta deg tid til å samle papirene, fylle ut skjemaene og holde informasjonen i systemet oppdatert. Når alt kommer til alt, hvis du tar tak i et bindemiddel fullt av utdaterte og unøyaktige poster, vil du gjøre deg så lite god som å ta tak i ingenting.Du må også være sikker på at PortaVault er på et sikkert og lett tilgjengelig sted - et kjent for alle i husholdningen din; hvis det er gjemt bakerst i skapet eller skjult på et sted bare du vet, vil det være mye vanskeligere å få til når det trengs.

Når jeg en gang prøvde å få systemet satt opp og sette det på et logisk sted, fant jeg ut at det var en enorm vekt fra skuldrene mine. Jeg håper et jordskjelv, brann eller annen katastrofe aldri forlater meg på flukt fra huset mitt på et øyeblikks varsel, eller at jeg blir udugelig, men hvis en av disse tingene skulle skje, vet jeg at de viktigste papirene mine er i orden og klare til å gå. Det er en følelse av ro og tilfredshet jeg anbefaler.

For å finne ut mer om PortaVault, besøk //www.securitaonline.com/products.htm.

Video Instruksjoner: 44 Organizing ideas #1 [With Bedroom Decluttering Tips] (Kan 2024).