Bruke mapper i Outlook

• Kan 15, 2024

E-post har blitt et valg av kommunikasjon som erstatter brev, notater og telefonsamtaler. Selv om kommunikasjon via e-post har fordeler som å kommunisere 24/7, spore samtaler og ingen turer til postkontoret, er det også mange ulemper med å bruke e-post i stedet for tradisjonelle kommunikasjonsmåter. Disse inkluderer overbelastning av informasjon, kontinuerlig kommunikasjon, og i motsetning til en telefonsamtale som når du har hengt opp, er det over e-posten på kontoen din som venter på å bli slettet eller arkivert, noe som fører til en overfylt innboks.

(Merk: Jeg har hatt folk med over 15 000 e-poster i innboksen! Nå er det overfylt!)

Det er flere metoder som kan brukes til å organisere og rense ut innboksen sammen med metoder som kan hjelpe deg med å holde deg organisert slik at innboksen din ikke vokser ut av kontroll.

Den første metoden som vi skal utforske er å bruke mapper. En mappe i Outlook tilsvarer en mappe i Windows - den brukes i hus og organisering av filer eller i dette tilfellet e-post.

Mapper kan nestes som lar deg lage en mappe i en mappe som hjelper organisering enda enklere. Bare vær forsiktig så du ikke oppretter for mange mapper, ellers kan det bli vanskelig å finne gjenstander senere.

Slik lager du en mappe i Outlook 2003/2007:

1. Fra Fil menyvalg Ny, deretter Mappe

2. Skriv inn navnet på mappen i Navn eske

3. I Mappen inneholder boksen velg Post og post artikler

   
   

4. Velg plassering for ny mappe

5. Klikk på OK

Du kan også høyreklikke på Innboks i venstre navigasjon og velge ny mappe

Slik lager du en mappe i Outlook 2010:

1. Klikk på Mappe tab

2. Klikk på Ny mappe

3. I Mappen inneholder boksen velg Post og post artikler

4. Velg plassering for ny mappe

5. Klikk på OK

Du kan også høyreklikke på Innboks i venstre navigasjon og velge ny mappe

Når du har opprettet mappestrukturen, kan du flytte gjeldende og nye e-postmeldinger i mappene enten ved å dra og slippe e-posten (gjeldende e-post) eller bruke regler for å flytte ny e-post til mapper når den blir mottatt.

Slik legger du til gjeldende e-post i mappen:

Velg e-postmeldingen du vil flytte til en mappe. Merk: kan du velge flere e-poster ved å holde ctrl-tasten mens du klikker på e-posten.

Du kan enten flytte mappen ved å:

• Høyreklikke på e-post og velge Flytt til Folder eller

• Dra den valgte e-posten til destinasjonsmappen ved venstre navigasjon

Deretter vil jeg diskutere bruk av regler for å holde e-posten din organisert uten samhandling. Følg med!

Video Instruksjoner: Smart bruk av mapper i Outlook (Kan 2024).