Administrer forventningene til sjefen din

• Kan 19, 2024

Hvis du noen gang har jobbet hardt med et prosjekt bare for å få det avvist av en veileder eller klient, skjønner du hvor demoraliserende dette kan være. Vanligvis når dette skjer er det på grunn av en misforståelse; begge parter var ikke enige om parameterne til prosjektet eller leveransene.

For mange år siden på jobb ble jeg bedt om å arrangere lunsj for en gruppe ledere. Oppgaven var veldig åpen. Jeg fikk antall ledere og fikk beskjed om at lunsjen skulle være i Village på Manhattan. Resten ble jeg igjen å finne ut av på egen hånd. Som ny i New York (og dette var før internett) så jeg i telefonboken for å velge en restaurant fra de gule sidene, og det var det jeg hadde gjort hele livet mitt frem til da.

Sjefen min var ikke fornøyd med resultatene mine. Hun rakte inn på pulten sin og trakk frem en liten guide fra Zagat og fant ut at restauranten jeg hadde valgt, fikk en fryktelig anmeldelse. Jeg var lamslått og forvirrende. Hun foreslo ikke at jeg skulle bruke guiden når jeg skulle tilordne oppgaven.

Stille spørsmål

Hvordan kan jeg ha håndtert den situasjonen annerledes og fullført oppgaven? Jeg kunne ha stilt noen spørsmål på det tidspunktet oppgaven ble gitt. Jeg kunne ha spurt sjefen min om hun hadde noen spesielle restauranter i tankene, noe som kanskje kan ha fått henne til å fortelle meg å velge et sted som fikk en høy rangering i Zagat. Da ville jeg visst at hun forventet at jeg skulle bruke guiden før det var for sent.

Bekreft oppgaven

Som forfatter viser jeg noen ganger artikkelideer over telefonen og mottar godkjenning. Jeg følger deretter opp med en e-post for å bekrefte oppdraget. Når jeg jobber på et kontor og får et langt oppdrag, gjør jeg det samme. E-posten min ville lese noe som:

"I samtalen i dag skal jeg ha de tre første delene av rapporten ferdig innen torsdag og resten senest fredag ​​ettermiddag."

Denne typen e-post definerer oppgavens parametere. Jeg forklarer nøyaktig hva som skal sendes inn og når. Hvis det har skjedd en feilkommunikasjon, kan den ryddes opp akkurat da.

Sjekk inn

For lengre prosjekter kan du sjekke inn regelmessig med interessenter, slik at det ikke blir noen overraskelser når du leverer arbeidet. For eksempel var jeg en gang ansvarlig for å utarbeide en rapport basert på innspill fra et dusin andre selskaper. Da informasjonen sildret inn hver dag, ga jeg sjefen min beskjed om hvem som hadde overholdt, hvem som var enestående og handlingene jeg tok for å oppmuntre selskapene til å sende inn informasjonen sin. Hvis jeg måtte sende inn en ufullstendig rapport på grunn av at noen av selskapene manglet fristen, var sjefen min godt klar over den på forhånd.

Henvis tilbake til den originale e-postadressen

Når jeg sender inn en oppgave som frilansskribent eller når jeg er i kontorsammenheng, legger jeg ved den originale e-posten som inneholder oppgaven. Jeg gjør dette slik at mottakeren ikke trenger å søke gjennom e-postene sine for å bekrefte at jeg har gjort det vi ble enige om.

Jeg sørger for at jeg endrer emnets overskrift for å gjenspeile at e-posten inneholder det ferdige arbeidet.

Lytt til tilbakemeldinger

Jeg er en forfatter, så hver gang jeg legger ut arbeidene mine der ute, lar jeg meg være åpen for kritikk. Som de fleste mennesker liker jeg ikke å ha arbeidet mitt. Det er en vanskelig pille å svelge. Men jeg er klar over at tilbakemeldinger er viktig og kan hjelpe oss med å gjøre jobbene våre bedre.

Tilbake i begynnelsen av denne artikkelen fortalte jeg historien om hvordan jeg ble bedt om å arrangere en manager-lunsj i landsbyen. Fordi sjefen min ikke sa at hun forventet at jeg skulle bruke Zagat-guiden før jeg faktisk sa hele dagen. Jeg følte at jeg var blitt satt opp til å mislykkes. Det jeg kan se tydelig nå som jeg ikke skjønte den gang, er at fiaskoen ikke var i at jeg valgte en dårlig restaurant, men det var å ikke sette pris på leksjonen som sjefen min prøvde å lære meg. Jeg gikk inn på jobb den morgenen uten å vite hvordan jeg skulle velge en restaurant og la den kvelden vite nøyaktig hvordan jeg skulle gjøre det.

Det var en pinlig leksjon, men en leksjon likevel.

Video Instruksjoner: Hva er en god leder? (Kan 2024).