Reduser rotet med Going Digital, del 2: Papir

• Kan 2, 2024

I den første delen av denne serien, så vi på måter som å gå digital med musikksamlingen din kan hjelpe deg med å slippe unna rotet og nyte musikken din mer. Men stabler av cd-er og kassettbånd er sjelden noens største hodepine; at skillet ofte faller på papirer, spesielt de vi trenger å holde rundt for skattemessige eller juridiske formål. Denne uken vil vi undersøke hvordan det å gå digitalt på papirområdet kan gjøre det å føre poster du trenger mindre beskatning og mer ordnet.

Det grunnleggende
Den vanligste grunnen til at de fleste av oss holder papirer som kvitteringer, regninger, redegjørelser for verktøy og så videre, er fordi det er en sjanse for at skattemyndighetene vil be om dem hvis vi noen gang sto overfor en skatterevisjon. Faktisk er journalføring seriøs virksomhet, og det er viktig å ha støttedokumentene du trenger, så lenge skattemyndighetene sier for å beholde dem. (For en oversikt over skatterelatert journalføring, se lenken nedenfor.)

Når det er sagt, hvor mange av oss ville faktisk kunne få hendene våre i skatterelatert dokumentasjon raskt og enkelt hvis vi ble bedt om det? Hvor mange trenger å grave gjennom fjell med ikke-relatert papirarbeid i prosessen? Hvor mange av oss kverner tennene og bare tenker på å takle filskuffen / esken / baksiden av skapet der (vi tror) alt dette papiret er lagret? Å digitalisere postene du trenger å føre, kan gå langt i retning av å tillate deg å overholde skattemyndighetene uten å måtte oppgi fornuftet ditt i prosessen.

Fordelene
Amerikansk lov lar nå digitale kopier av skatterelaterte poster stå inne for mange av de tingene vi pleide å ha på papir, inkludert utgiftskvitteringer, regninger og kontoer. Lagring av viktige dokumenter som disse i digital form sparer ikke bare mye plass, det kan også gjøre det verdener enklere å finne det du trenger raskt og å holde postene organisert. I tillegg kan det hende du aldri igjen må overlevere en skoeske full av kvitteringer til skatteforberederen din i april!

Det er viktig å merke seg at noen dokumenter alltid bør oppbevares i sitt originale papirformat, inkludert testamenter, titler, fødselsattester og mange pantelister. Selv om du alltid kan lage digitale kopier av disse dokumentene, må du huske å holde på originalene på et trygt sted. Hvis du vil ha mer informasjon om hva du bør oppbevare på papir, kan du spør advokaten, CPA eller skattefaglig person.

Starter
Alt du trenger for å digitalisere papirene dine er en skanner som automatisk overfører kopier av hva du skanner til datamaskinen din. Selvfølgelig varierer skannere mye i kostnader og kvalitet; Hvis du planlegger å bruke dine ofte - spesielt for å lage digitale dokumenter - er det verdt å investere i en som er enkel å bruke og vil holde opp over tid. Helst, se etter en skanner som vil produsere PDF-filer av dokumentene du produserer, i stedet for bildefiler som .jpgs.

(Hvis papirene dine er spesielt kvittertunge, kan du vurdere den nye NeatReceipts-skanneren. Denne modulen lar deg skanne kvitteringene dine, og den kommer også med programvare som vil analysere og kategorisere utgiftene dine. Selv om den ikke er billig, kan det være en verdt kjøp hvis tanken på å manuelt legge inn en kvittering til regnskapsprogrammet ditt sender deg skriking - eller hvis selve tanken på et regnskapsprogram sender deg skriking.
Ta en titt på Neat Kvitteringer-skanneren her.)

I tillegg til en god skanner, er det fornuftig å sette opp et organisert arkiveringssystem på datamaskinen din. Å skanne dokumenter og lagre dem i et mørkt og ukjent hjørne på harddisken din vil være like irriterende som å prøve å korralere dem alle i en overdreven arkiveringsskuff. Vurder å sette opp en dedikert mappe kalt "Utgifter" (eller "viktige papirer," eller hva navnet gir mening for deg); i den kan du lage flere mapper for de forskjellige dokumenttypene du vil lagre der: kredittkortoppgaver, kvitteringer, lønnsstoler, etc.

Opprettholde fremgangen din
Hver gang du skanner et dokument, må du sørge for å gi det et navn som vil gjøre det enklere å finne (snarere enn standard Scan001.pdf, skanneren vil sannsynligvis kalle det), og deretter lagre den i riktig mappe.

Du vil også være våken med å sikkerhetskopiere denne informasjonen med jevne mellomrom, enten du er på en plate, en ekstern harddisk eller en USB-nøkkel (som er omtrent på tommelen og plugges inn i USB-porten på datamaskinen din ). Tenk på dette som den digitale ekvivalenten til å lagre viktige papirer i en safe eller en låst skuff.

Når du har skannet dokumentene dine og lagret dem trygt på datamaskinen din, kan du bli kvitt mange av originalpapirene. (Igjen, hvis du er i tvil om hva du må oppbevare i papirform, må du ta kontakt med advokaten din eller CPA.) Det er smart å makulere alt som har identifiserende informasjon på det - kvitteringer som viser kredittkortinformasjonen din, uttalelser som inneholder kontonumre, og absolutt hva som helst med personnummeret ditt - i stedet for bare å slippe det i papirkurven.

Å digitalisere eksisterende dokumenter kan være en fin måte å redusere papirbasert hodepine på, samtidig som det blir lettere å finne det du trenger når du trenger det. Med en beskjeden investering av tid, verktøy og krefter, vil du kanskje oppdage at du er i stand til å tømme ut den plagsomme filskuffen for godt.

Video Instruksjoner: DIY Electric Bike 40km/h Using 350W Reducer Brushless Motor (Kan 2024).