Noen fordeler og ulemper med pakket arkiveringssystemer

• Kan 4, 2024

Papirhåndtering og arkivering er nær toppen av nesten alles liste over mest forhatte organisering, ofte fordi de involverer tilsynelatende uendelige beslutninger: hva må jeg holde? Hvor lenge må jeg beholde den? Hvor skal den gå? Hva skal jeg kalle mappen der jeg lagrer den?

Pakket filsystemsett kan noen ganger være en nyttig måte å ta brodden ut av papirhåndtering, ettersom de forteller deg hvor du skal arkivere ting, hvor lenge du vil beholde dem og hva du skal merke mappene dine. Imidlertid er det noen få ulemper, også. Her er en titt på fordeler og ulemper med ett system jeg prøvde, the
Organiseringssett for økonomisk planlegging av Homefile.

Hva er i settet
Homefiles økonomiske planleggingssett inneholder tjueto fildelingskort, en hurtigindeks og en håndbok med instruksjoner om bruk av systemet samt plass til å registrere ting som kontoinformasjon, forsikringsinformasjon og personopplysninger.

Hvordan det fungerer
Hvert av økonomiske planleggingssettets fildelingskort har en fane som inneholder en spesifikk kategori - Forsikring: Helse og funksjonshemming, for eksempel; kortet i seg selv beskriver hva slags papirer som skal gå i den filen, hvilke papirer som skal gå i en annen fil, og hvor lang tid du vil oppbevare papirene du oppbevarer der.

Du plasserer hvert fildelingskort i en hengende filmappe, og fyll deretter mappen med papirene som er spesifisert på kortet. (Noen kategorier, for eksempel bankkontoer, er brede nok til at settet anbefaler å bruke manila-filmapper i hengende mapper for å holde papirer for forskjellige kontoer atskilt.) De raske indekskortene og håndboken går i en hengende filmappe foran alt ellers; Når du trenger å arkivere eller hente papir, vil indeksen fortelle deg hvor du skal se.

Det jeg likte med systemet
Nylig bestemte jeg meg for å sette Homefiles sett på prøve. Etter instruksjonene i håndboken, satte jeg opp et nytt arkiveringssystem og sendte inn papirene mine på nytt i henhold til kategoriene og retningslinjene i settet. Fordi jeg ikke trengte å bestemme hvor jeg skulle arkivere ting og ikke trengte lage etiketter til de hengende mappene (det er det kategoriene på kortene er til for), gikk prosessen ganske raskt.

Da jeg flyttet papirene mine, fant jeg ut at noen kategorier jeg hadde lagret separat før - for eksempel kredittkortuttalelser og kredittrapporter - var mer fornuftig kombinert, slik settet anbefalte. Jeg syntes også indeksen var ganske hendig: i stedet for å måtte huske hvor jeg hadde lagt et bestemt papir, kunne jeg ganske enkelt slå det opp på indeksen. Dette kan potensielt være en tidsbesparende.

Arbeidsboken peker på at dette systemet kan være spesielt nyttig for personer med filer flere steder (for eksempel en primær bolig og et fritidshus) og personer som er ansvarlige for flere sett med filer (for eksempel deres egen og en eldre foreldres). Jeg er enig. Dette settet kan eliminere behovet for å finne opp hjulet på nytt når det gjelder arkivering.

Ulempene
Jo dypere jeg kom inn på å lage arkiveringssystemet mitt, jo mer ble jeg oppmerksom på ting om settet som ikke passet bra hos meg:

• For det første var det noen forvirrende distinksjoner og overganger mellom kategorier - vitnemål er ment å bli lagret i den personlige mappen, for eksempel mens avskrifter går i mappen Skoler og barnepass (men jeg er foreløpig ikke på skolen og gjør det ikke har noen barn).
  
• Ved å følge instruksjonene i settet, måtte jeg gjøre flere endringer som ikke virket logiske for meg; for eksempel kvitteringer for store kjøp, som jeg normalt lagrer med leietakers forsikringsinfo (fordi jeg bare vil henvise tilbake til dem hvis jeg skulle gjøre krav), er ment å bli fremsatt med garantier og brukerveiledninger.
  
• Jeg fant også at noen kategorier manglet. Det var for eksempel ingen indikasjoner på hvor du kan arkivere ting som tilbakevendende regninger (verktøy, telefon og så videre) - og selv om arbeidsboken gir plass til å tilpasse indeksen når du kommer over papirer som ikke er oppført i en spesifikk kategori, kan dette potensielt beseire formålet med et system der beslutninger tas på forhånd for deg.
  
• Til slutt fant jeg noe av logistikken til systemet ufullkommen. Settet anbefaler innlevering av selvangivelse og støtteinformasjon i en mappe, men alt annet enn den mest grunnleggende 1040 vil sannsynligvis fylle en hengende mappe til overfylt. Også filkortene i seg selv er litt for høye: Da jeg plasserte dem i en hengende mappe med til og med en delvis full manila-fil, kunne jeg ikke lukke toppen av filboksen jeg brukte.
  

Bunnlinjen
Hvis du allerede har et slags arkiveringssystem på plass, kan det være vanskelig - som jeg gjorde - å overstyre de naturlige tilbøyelighetene dine når det gjelder å bestemme hvor du skal arkivere ting. Kittets til tider forvirrende overganger mellom kategorier kan være frustrerende. Du kan også bli stymied hvis du har papirer som ikke lett faller inn i tradisjonelle arkiveringskategorier.

På baksiden gjør settet en god jobb med å forutse de fleste av de viktigste arkiveringskategoriene og tydelig spesifisere hva som går i hver kategori, hva som ikke gjør det, og når det er trygt å fjerne innholdet i hver mappe. Det er også enkelt å sette opp og krever ikke utstyr utover grunnleggende arkiveringsmateriell. Hvis du blir overveldet av papir og føler deg lam av tanken på å måtte bestemme hvor ting går, eller hvis du bare vil ha et grunnleggende, greit arkiveringssystem, kan det hende at Financial Planning Organizer Kit bare er billetten.

Video Instruksjoner: Genetic Engineering and Diseases – Gene Drive & Malaria (Kan 2024).