Listeadministrasjon - Excel

• Kan 19, 2024

Excel gir noen kraftige verktøy for listeadministrasjon. Med disse verktøyene kan du:
• Sorter
• Filter
• Finn
• Valider oppføringer
• Opprett undersum
• Kategoriser ved å bruke gruppe og disposisjon
• Oppsummer ved hjelp av pivottabeller

Kort sagt gir disse verktøyene virkemidler for kraftig og meningsfull analyse av dataene dine. Husk imidlertid at Excel ikke er et databaseadministrasjonsverktøy, og at bruken av denne bør begrenses til å administrere lister med data.

I likhet med en database er Excel-lister organisert i rader som representerer en registrering av informasjon og kolonner som representerer felt med hver post i listen som inneholder lignende informasjon. Det er visse standarder som bør brukes på en Excel-liste for å optimalisere effektiviteten til dataverktøyene som følger:

• Begynn hver nye liste på et eget regneark.
• Unngå å legge ikke-listedata på listearkearket. Når det er nødvendig for integriteten til listen, plasser kritiske data over eller under listen med minst en tom rad mellom listen og andre data.
• Begynn listen ved å legge til kolonnetiketter. Velg en formatert stil som er annerledes enn dataformatet slik at Excel kan tolke listegrensene.
• Ikke skill dataene fra kolonnetikettene ved å sette inn en tom rad eller ved å bruke en rad som inneholder en stiplet linje, stjerne eller noen annen type symboler som ikke er data. Bruk formateringsfunksjonen for cellekanten til å skille visuelt mellom kolonnen etiketter og dataene.
• Hver kolonne skal inneholde samme type data for hver post i listen.
• Ikke bland datatyper i en kolonne. For eksempel skal monetære data legges inn som tall og formateres etter ønske, noen av oppføringene skal ikke bruke tekst som "To dollar"
• Ikke legg inn tomme rader eller kolonner i listen. Excel tolker listegrensene ved å bruke tomme rader og kolonner som definerende grenser.
• Juster data i kolonnene ved hjelp av Excel-justeringsverktøy som sentrering, venstre og høyre justering og innrykkverktøyene. Å lede og følge mellomrom i en datacelle vil påvirke sorterings- og filtreringsfunksjonene.
• Bruk kommandoer til totalsum, gruppe og konturer for å opprette kategoribrudd i dataene dine. Ikke legg inn totalt antall rader eller bruk tomme rader for å lage kategoribrudd.

Når listen er opprettet, kan du enkelt legge til data nederst på listen. Excel utvider formler og formatering til de nye dataene så lenge de tre foregående radene inneholder lignende formler og formatering. Det er best å legge til dataene nederst på listen og ta i bruk eller omfiltre etter behov. Du må fjerne alle undersider, grupperinger eller filtrering før du bruker listen etter å ha lagt til nye poster. Når de nye dataene er innarbeidet og sortert på riktig måte, kan du deretter bruke på nytt eventuelt subtotal, grupperinger eller filtrering.

Listeadministrasjon er et av de kraftigste verktøyene Excel tilbyr til brukere. Det er verdt tiden å lære å organisere dataene mest effektivt for å dra nytte av verktøyene som tilbys.

Video Instruksjoner: Searchable Drop Down List in Excel (Very Easy with FILTER Function) (Kan 2024).