Automatisk innholdsfortegnelse i Word 2007

• Kan 4, 2024

Boken din er skrevet, redigert, formatert, og alt som gjenstår å gjøre er å lage innholdsfortegnelsen. Word 7 har en automatisk funksjon for å gjøre nettopp det. Imidlertid må dokumentet være riktig konfigurert for innholdsfortegnelsen for å opprette innholdsfortegnelsen riktig.

For titlene, undertekstene, overskriftene, uansett hva du vil kalle dem, må de være assosiert med overskriftsstilene i Stiler-delen for at de skal bli inkludert i innholdsfortegnelsen som Word 7 vil lage.

Under Hjem-fanen er det et avsnitt merket Styles. Over toppen i boksen Stiler ser du eksempletype med stilen oppført under. På den øverste linjen vises de vanligste stilene - Normal, overskrift 1 og overskrift 2. Også på den øverste linjen er ingen avstand, som vil fjerne den ekstra avstanden mellom linjene som Word 7 automatisk inkluderer. Avhengig av hvor mange andre stiler du måtte ønske deg i dokumentet, kan du klikke på pil ned til høyre for å se flere tilgjengelige stiler. For den automatiske innholdsfortegnelsen er bare stilene Overskrift 1, Overskrift 2 og Overskrift 3 inkludert.

Før du lager innholdsfortegnelsen, må du forsikre deg om at alle overskriftene dine er riktig assosiert med overskrift 1, 2 eller 3 i stildelen. Sett også inn sidetall i dokumentet. Dette gjøres under kategorien Sett inn. I delen Topptekst og bunntekst kan du sette inn sidetallene og velge format og plassering for dem på siden.

Du er nå klar til å lage innholdsfortegnelsen. Forsikre deg om at markøren er plassert der du vil at innholdsfortegnelsen skal være. Dette vil være en blank side foran alle sidene du vil ha oppført på den. Velg kategorien Referanser, og til venstre er innholdsfortegnelsen. Klikk på den lille pilen ned i rullegardinmenyen Innholdsfortegnelse, og du kan se de to automatiske formatvalgene. Klikk på formatet du foretrekker, og se innholdsfortegnelsen vises på siden.

Gå gjennom innholdsfortegnelsen for å sikre at alle overskriftene dine er inkludert. Dette er en god måte å dobbeltsjekke konsistensen på overskrift og stilbruk. Du kan velge tabellen og gjøre endringer i den, for eksempel å justere linjeavstanden.

For denne artikkelen brukte jeg det første utkastet til en bok som testemne og gikk gjennom å bruke overskriftsstiler på overskriftene for å se hvordan denne funksjonen ville fungere. Etter at innholdsfortegnelsen ble opprettet, la jeg merke til at det var uoverensstemmelser i kapitaliseringen av overskriftene. Selv om jeg ble fristet til å ordne overskriftene på innholdsfortegnelsen, måtte jeg likevel gå gjennom hele dokumentet og gjøre endringene igjen. Så la jeg merke til den pene lille funksjonen som heter Update Table, så jeg måtte sjekke den ut. Fungerte som en sjarm! Bare jeg ikke endret titlene, i det minste ikke ennå, det jeg endret var paginasjonen. I hver bok skal kapittel 1 starte på side nummer én. Men det er en annen artikkel.

Video Instruksjoner: Spar tid på automatisk innholdsfortegnelse i Word (Kan 2024).