Enkle trinn til et effektivt arkiveringssystem

• April 26, 2024

Denne artikkelen er et utdrag fra min nye e-bok, The Organised Life Guide to Organizing Papers & Files.

Hjørnesteinen i de fleste papirstyringssystemer er et sett med filer som kan inneholde og kategorisere informasjonen som er viktig for deg. Med noen få grunnleggende rekvisita og noen enkle trinn, kan det å være et arkiveringssystem (eller oppdatere et eksisterende) være en relativt rask og smertefri oppgave, spesielt hvis du allerede har luktet ut uønskede og unødvendige papirer. Slik får du filene dine i form.

Det du trenger:

• Tomme filmapper. Jeg anbefaler å bruke både interne (eller manila) filmapper og hengende mapper, men hvis du er trykket for å få plass, kan du bruke bare den ene eller den andre.
  
• Klistrelapper. Standard 3 til 3 tommers størrelse er ideell, ettersom den gir deg god plass å skrive.
  
• En penn eller blyant.
  
• Blankt papir eller et tomt tekstbehandlingsdokument å notere notater om arkiveringskategoriene du oppretter og hva som hører hjemme i hver.
  
• Eventuelle filer du allerede har opprettet, enten de er en del av et arkiveringssystem du allerede har, eller mapper du opprettet når du setter av papirer som skal lagres under sorterings- og lukeprosessen.
  Poser eller søppelkasser for resirkulering og makulering, bare i tilfelle du kommer over uønskede eller unødvendige papirer som fremdeles lurer rundt.
  

Hva å gjøre:

1. Samle alle papirene du vil jobbe med på ett sted. Hvis du oppdaterer et eksisterende arkiveringssystem, er du i forkant av spillet.
   
2. Ta et papir fra toppen av bunken din og gjør en av to ting med det:
   
   
   
   • Hvis det er relatert til en filkategori du allerede har opprettet, eller en fil i det eksisterende systemet ditt, legger du den til mappen.
     
   • Hvis den hører hjemme i en ny eller egen kategori, kan du legge den i en tom filmappe og bruke en klistrelapp for å gi den mappen en midlertidig etikett.
     
   
   
3. Når du legger papirer i mapper, kan du notere et notat på det tomme papirarket eller i tekstbehandlingsdokumentet ditt om hva papiret er og hvor du har lagt det. Du kan for eksempel skrive "Bilforsikring - i bilmappe" eller "Flyinfo for tur til San Francisco - i Kommende reisemappe." Disse merknadene hjelper deg med å huske hvor du har satt ting inn, og vil også hjelpe deg med å lage et filkart når du er ferdig med å sette opp systemet.
   
4. Gjenta disse trinnene med hvert papir i bunken din. Hvis du oppdaterer et eksisterende arkiveringssystem, kan du bla gjennom papirene i hver mappe for å finne ut om de hører hjemme i den mappen eller andre steder, og om kategorimerket i mappen fremdeles er nøyaktig. Flytt ting til andre mapper, og oppdater etikettene dine etter behov.
   
5. Når du har sortert og kategorisert alt i mapper, kan du se gjennom mappene. Har kategoriene og merkelappene mening? Er det noen mapper som bør konsolideres? Noe som bør deles inn i mindre kategorier?
   
6. Når du er fornøyd med kategoriene du har opprettet, merk mappene dine. Du kan håndskrive eller skrive ut etiketter, eller opprette dem med en etikettprodusent.
   
7. Legg mappene i filskuffen, esken eller kassen du bruker til å lagre dem. Organiser filene dine på en måte som gir mening for deg basert på hvordan du bruker dem. Du kan for eksempel bestille dem alfabetisk eller kronologisk, eller legge mappene du sannsynligvis vil bruke mest foran, med mindre ofte tilgjengelige filer bak.
   
8. Skriv opp filkartet ditt. Denne listen, basert på notatene du tok om arkiveringskategoriene du har opprettet og hva du har lagret i hver kategori, vil hjelpe deg å huske hva som er hvor. Oppbevar en kopi av filkartet foran filskuffen eller i en mappe på skrivebordet på datamaskinen, så det er enkelt å få tilgang til når du trenger å finne noe i filene dine.
   
9. Beundre ditt oppdaterte, funksjonelle arkiveringssystem!
   

Video Instruksjoner: Genetic Engineering Will Change Everything Forever – CRISPR (April 2024).