Design et tidsplan og hold deg til det!

• Kan 5, 2024

En gang jeg jobbet for et veldig lite selskap, og som med alle små bedrifter, ble jeg pålagt mange hatter. Fordi jeg var Jane of All Trades (jeg gjorde litt markedsføring, mottak, skriving, geistlige osv.) Ble jeg alltid trukket i flere forskjellige retninger. Det var ikke første gang jeg befant meg i denne typen ustrukturerte, men likevel krevende arbeidssituasjoner, men det var første gang jeg håndterte situasjonen med nåde. Jeg var bare der i en dag - en halv dag faktisk - før de stolte på meg til å jobbe med de viktigste dokumentene sine, og det tok omtrent en måned før jeg hadde alle aspekter av jobben min under kontroll.

Min hemmelighet? Jeg designet en plan og uansett hva jeg klistret til. Slik gjorde jeg det. Du kan også bruke disse teknikkene for å lage en tidsplan for deg selv hjemme.

Gjør observasjoner.

Det første jeg gjorde da jeg begynte i jobben, var å observere hva som foregikk rundt meg. Hvor kom arbeidet mitt fra? Hvor ofte fikk jeg dette arbeidet? Hva var fristene?

Det jeg lette etter og prøvde å jakte på var de rutinemessige oppgavene - min favorittoppgave i verden, for når du først har gjort noe, ti, tjue hundre ganger, kan du mestre det.

Skriv alt ned. Ikke la noe.

Da jeg gjorde observasjonene mine, skrev jeg ting ned. Jeg visste at jeg fikk arbeid fra sjefen, og omtrent et halvt dusin andre ledere ganske tilfeldig. Jeg visste aldri hva som kom eller hvor mye. Jeg hadde også løpende markedsføringsarbeid som jeg innså overtid at jeg måtte styre meg selv da jeg la merke til at ingen overvåket fremgangen min på dette området. Deretter var det to større rapporter som begge skulle forfalles månedlig. Bingo! Dette var det jeg hadde lett etter - det rutinearbeidet. Rutinearbeid er fantastisk å bygge en timeplan rundt.

Lage en liste.

Etter å ha gjort mine observasjoner, begynte jeg å utarbeide det jeg kaller et "Dashboard" eller "Master List." På denne listen brøt jeg ned alle ansvarsområdene mine. Jeg fulgte filosofien jeg bruker med arkivering: bruk brede kategorier når jeg arkiverer fordi det er lettere å se etter et dokument i en stor fil enn å sortere gjennom 10 små filer.

Arbeid kom inn fra forskjellige mennesker, da hadde jeg mitt eget arbeid og de to rapportene. Fordi oppdragene var så usammenhengende, konsoliderte jeg. Sjefen hadde sin egen kategori øverst på listen min. Jeg klumpet lederne helt under en kategori. Mine personlige prosjekter var en annen, og rapportene var under en kategori nederst på listen min fordi de var grunnlaget. Dette var mine kjerneområder. Da jeg hadde 20 enestående ting å gjøre, og telefonene ringer og e-posten min hoppet, føltes det bra å vite at jeg til slutt var ansvaret for bare fire hovedområder, selv om det i begynnelsen føltes som 100!

Lag en plan.

Når jeg hadde vært i selskapet i en hel måned, kunne jeg utarbeide en generell stillingsbeskrivelse basert på mine fire kjerneoppgaver. Jeg brukte denne informasjonen til å utvikle en tidsplan. Hver time på dagen min (da jeg ikke var på et møte) ble utpekt til et av mine ansvarsområder. For eksempel kunne jeg planlegge et angitt tidspunkt for å jobbe med rapportene hver dag i en times tid. Da jeg jobbet med rapportene, jobbet jeg ikke med markedsføring eller noe annet. Det eneste som ville trekke meg bort fra det jeg var planlagt å gjøre var en forespørsel fra sjefen eller en alvorlig nødsituasjon. Og hvis det var et avbrudd, ville jeg takle det og deretter gå tilbake til å jobbe med rapportene igjen.

Ved å jobbe på denne måten — ved å utpeke bestemte oppgaver til bestemte tidsrammer - kunne jeg få alt arbeidet mitt gjort. Det jeg gjorde var også å gjøre stillingsbeskrivelsen / ansvarsområdet til en statusrapport som jeg ville sendt til interessenter hver dag, slik at de visste hvor jeg var på alle prosjektene mine.

Hold deg til det!

Jeg bruker fortsatt denne arbeidsstilen når jeg skriver hjemme. Jeg fordeler arbeidsdagen min etter publisering eller nettsted. Jeg planlegger tid til å vie spesifikke prosjekter, og med mindre en alvorlig nødsituasjon vokser opp, skiller jeg meg ikke fra planen.

For eksempel, her om dagen jobbet jeg med en coffebreakblog-artikkel (i henhold til planen min) da jeg la merke til en e-post som jeg ventet på i innboksen. Jeg ble fristet til å åpne e-posten, men det var for en artikkel jeg skrev for annerledes nettsted, ikke coffebreakblog. Jeg hadde allerede gjort det planlagte arbeidet mitt for det nettstedet tidligere på dagen og hadde ikke planlagt å jobbe med det igjen før neste dag. Selv om jeg virkelig ønsket å åpne e-posten, avstod jeg og fortsatte med arbeidet jeg hadde gjort.

Jeg åpnet ikke den forventede e-posten før 12 timer senere da jeg skulle planlegge det.

Det kan være tidspunkter hvor du er planlagt å jobbe med et prosjekt, men kan ikke mens du venter på noe og ikke kan komme videre før du får det til. I så fall gjør jeg noe som er prosjektrelatert. Hvis jeg ikke kan jobbe med kjøttet til et prosjekt, kan jeg alltid gjøre litt rengjøring. Jeg kan begynne å sette sammen en faktura, jeg kan brainstorme andre ideer for å fremheve til redaksjonen i fremtiden, jeg kan rette opp datafilene mine og så videre.

Mange fagpersoner med flere ansvarsområder opplever ofte at de er usikre på hva de burde gjøre når som helst.Å ha en tidsplan hjelper deg å ta de tøffe beslutningene. Med mindre det er en nødsituasjon, gjør du ganske enkelt det som står på planen din.

Video Instruksjoner: Tian Tan Buddha And Po Lin Monastery At Ngong Ping Hong Kong (Kan 2024).