Skrive rapporter, håndbøker, manuskripter og lærde artikler

• Kan 21, 2024

Å jobbe med lange dokumenter kan være en oppgave å holde organisert, men MS Word tilbyr flere funksjoner som du kan bruke til å administrere prosessen. Mange av disse funksjonene kan brukes sammen på en rekke metoder for å gjøre prosjektene dine mer håndterbare.

Bokmerker (hyperkoblinger)
Bokmerker (hyperkoblinger) i dokumentet er nyttige når dokumentet inneholder ytterligere informasjon om et emne. For eksempel: i en produkthåndbok for et kamera. I begynnelsen av manualen diskuterer du hvor eksponeringskompensasjonsknappen ligger på kameraet. Du kan plassere et bokmerke til delen av manualen der du diskuterer hvordan du angir eksponeringskompensasjonen. Denne teknikken lar leseren raskt hoppe til delen av dokumentet der han / hun kan få mer informasjon om funksjonen.

Cross Referencing
I likhet med et bokmerke lar kryssreferanser leseren hoppe til et annet sted i dokumentet der de kan finne mer informasjon om emnet. Krysshenvisning kan gjøres til figurer, bokmerker, bildetekster, overskrifter, nummererte avsnitt, sidetall osv. Det fine med denne funksjonen er Word vil ikke tillate deg å referere til en side eller overskrift som ikke finnes i dokumentet.

skisserte
For å jobbe med dokumentskissfunksjonen krever bruk av jevnlige overskrifter i hele dokumentet. Dette fungerer bra når du har hovedkategorier med en serie underoverskrifter. For eksempel kan det hende du har en kapitteloverskrift med flere seksjoner i kapittelet. Hver seksjon kan ha flere emner som lager et hierarki med overskrifter. Denne metoden fungerer best når du tildeler stiler til hvert av overskriftsnivåene. I disposisjonsvisningen kan du skjule dokumentet ned til overskriftsnivåer for å få et øyeblikkelig bilde av hvordan hver av seksjonene flyter. I disposisjonsvisning kan du evaluere om dokumentet er logisk skrevet. Funksjoner i disposisjonsvisningen lar deg også manipulere oppsettet ved å demontere og promotere overskriftsnivåer samt omorganisere dokumentet.

Master- og underdokumenter
Manuskripter krever et kraftigere verktøy som Word gir med Master- og SubDocuments-funksjonen. Du vil bruke denne funksjonen til å organisere store prosjekter som et bokmanuskript. Med dette verktøyet kan du dele det store prosjektet i mindre mer håndterbare underdokumenter. Hoveddokumentet lenker til de relaterte underdokumentene slik at når endringer gjøres i underdokumentet, blir hoveddokumentet også oppdatert og omvendt. Hvert av underdokumentene er hyperkoblet i hoveddokumentet slik at du kan starte et underdokument fra hoveddokumentet. På grunn av koblingen kan du opprette innholdsfortegnelse, indeksering, krysshenvisning, topptekst og bunntekst for å gjelde alle underdokumentene rett fra hoveddokumentet.

Figurer, grafer og tabeller
Faglige arbeider bruker ofte figurer, grafer og tabeller for å illustrere punkter som blir gjort i teksten. En tabell over figurer, grafer, tabeller osv. Kan være veldig nyttig for leserne dine. Denne funksjonen vil automatisk opprette tabellen på samme måte som en innholdsfortegnelse. Nøkkelen til å bruke denne funksjonen er å sette inn bildetekster på hver figur, graf og tabell som du vil inkludere i referansetabellen. Det er flere formatalternativer for tabellskaping, inkludert muligheten til å vise sidetall, justeringen av sidetallene, visning av etiketter og tall, og tabulatorledere.

Innholdsfortegnelse (TOC)
Innholdsfortegnelse er mest nyttig i referanseveiledninger. Leserne setter pris på å ha en TOC som hjelper dem å finne informasjonen i dokumentet som er viktigst for dem. Å lage en innholdsfortegnelse i Word er et blunk forutsatt at du var konsekvent i å bruke stiler på overskriftene og andre deler av dokumentet du vil ha med i innholdsfortegnelsen. Når dokumentet inneholder flere nivåer av overskrifter, bør TOC begrenses til de tre første overskriftsnivåene, ellers kan det bli for komplekst til å være nyttig. Generelt vil du opprette TOC i en egen del av dokumentet på begynnelsen av dokumentet. Oppretting av en egen seksjon lar deg begynne å nummerere dokumentinnholdet på side 1 uten at sidene i TOC kompliserer sidenummereringen. Du kan kombinere TOC med bokmerker eller hyperkoblinger slik at leserne kan hoppe retning til ønsket emne.

indeksering
Det er veldig nyttig å indeksere et referansedokument. Inkluderingen i et dokument hjelper leserne med å finne konsepter og spesifikke emner enkelt. Det er vanligvis i et avsnitt på baksiden av dokumentet og gir sidehenvisninger for viktige ideer i dokumentet. Denne funksjonen er enkel å bruke, men den vanskelige oppgaven for forfatteren er å bestemme hva som er de riktige ordene, emnene eller konseptene som skal indekseres. En god indeks er gjennomtenkt. For å bruke denne funksjonen effektivt, må hvert ord eller overskrift som skal finnes i indeksen, merkes i dokumentet. Avhengig av dokumentets lengde, kan dette være en kjedelig øvelse, men det er verdt det for leserne.

Fotnoter og sluttnoter
En annen arbeidsintensiv oppgave i et langt faglig eller referansedokument er å håndtere Fotnoter og sluttnoter. Words fotnoter og sluttnoter-funksjoner gjør nummereringen og formateringen av disse kritiske referansene enkle, men du må oppgi forfatterne, verket, forlaget og publiserte datoer på riktig måte. Hver fotnote og sluttnote i dokumentet ditt må merkes på riktig måte. Word tar imidlertid jobben med å sette inn fotnoten eller sluttnoten i den passende rekkefølge og plassering i dokumentet.