Bruke Outlook-regler for å organisere e-post

• Kan 18, 2024

Tidligere skrev jeg om organisering av Outlook-posten din ved å bruke mapper (se lenke nedenfor for artikkel), og selv om dette er en fin måte å organisere posten på, krever det fortsatt at du manuelt flytter meldingene til riktig mappe. Hva om det på en enklere måte?

Gode ​​nyheter! Det er en enklere måte!

Hvis du bruker Outlook, kan du opprette regler som er et sett med handlinger, betingelser eller unntak som utløses av en handling eller hendelse for å hjelpe deg med å organisere e-posten din. For eksempel kan du opprette en regel som flytter hvilken som helst e-post fra sjefen din til en mappe som heter Ignorer - selv om det kanskje ikke er det beste karriereutslaget!

Regler kan brukes til å automatisk flytte e-post til en mappe, slette e-post fra en spesifisert sending, svare på en e-post - mulighetene er uendelige, avhengig av hva du vil oppnå. Den grunnleggende ideen bak å lage en regel er som følger:

• Bestem avtrekkeren (mottatt e-post, sendt e-post osv.)
• Bestem handlingen (slett e-post, flytt e-post, svar på e-post osv.)
• Bestem eventuelle unntak - meldinger som regelen ikke vil bli brukt for

Slik konfigurerer du en regel i MS Outlook:

1. Plukke ut Verktøy
2. Klikk Om regler og varsler
3. Klikk på Ny regel

På dette tidspunktet blir du bedt om å opprette en regel fra en mal eller starte med en tom regel. Hvis du oppretter en grunnleggende regel (for eksempel flytt til mappe), velger du malen og klikker Neste. Hvis du vil opprette regel fra bunnen av, velger du Start fra en tom regel og følger veiviseren som tar deg steg for steg gjennom prosessen med å opprette en ny regel.

Når regelen er satt opp, er det bra å teste regelen for å sikre at den fungerer som den skal - (ikke alle reglene er lett testbare, for eksempel en autosvarregel). Hvis du regjerer for å flytte en fil til en mappe, kan du teste regelen ved å velge en melding som har de aktuelle kriteriene for regelen og velge Kjør denne regelen nå.

Som du ser kan regler være svært nyttige når du prøver å temme galskapen din. Ta en titt på innboksen din, og bruk litt tid på å finne ut hvilke regler du kan bruke for å gjøre administrering og arkivering av e-posten raskere, enklere og automatisk!

Video Instruksjoner: Kurs i Microsoft Outlook 2013 | Utdannet.no (Kan 2024).