Gjør fleroppgavearbeid

• Kan 12, 2024

Multi-tasking er teoretisk fantastisk: ved å gjøre flere ting samtidig, øker du effektiviteten, utnytter tiden din bedre og får mer gjort. I praksis er selvfølgelig ting sjelden ganske så rosenrøde, og fleroppgaver kan bety massevis av fullførte oppgaver, en unøyaktig følelse av hvor lang tid ting faktisk tar, og den frustrerende følelsen av at du egentlig aldri får gjort mye.

Denne uken skal vi se på hva multi-tasking betyr, hva ulempene kan være, og hvordan du får det til å fungere for deg hvis det er uunngåelig.

Multi-tasking definert
Hvis du noen gang har snakket i telefonen mens du sjekket e-post, kokte middag eller undersøkte noe på nettet, har du oppgave med flere oppgaver. På sitt mest grunnleggende innebærer multi-tasking å gjøre to ikke-relaterte ting samtidig; begrepet brukes også til å bety skifte mellom flere oppgaver som ikke nødvendigvis skjer på en gang. I en kultur som setter enorm verdi på ideen om å gjøre mer gjort på kortere tid, har multi-tasking virket som en nødvendig ferdighet.

Ulempene
Tanken på å kunne fullføre flere oppgaver på kort tid - eller å bevege seg uanstrengt blant dem - er en forførende. Det er da skuffende å innse at fleroppgaver sjelden fungerer som vi håper det vil gjøre. Å prøve å ivareta to ubeslektede oppgaver samtidig, eller å bytte raskt mellom dem, betyr at vi ikke gir noen av oppgavene vår fulle oppmerksomhet. Dette kan i det minste være irriterende (prøv noen gang å ha en telefonsamtale med noen som tydelig skriver mens du snakker?) Og kontraproduktivt - hvis ikke helt ødeleggende - i verste fall: tenk på en uovervåket gryterett som brenner i ovnen, et dokument som er full av feil fordi den aldri fikk oppmerksomheten eller korrekturlesingen den trengte, eller en midtnedslagsdemping etter at du har prøvd å gjøre en for mange ting.

I mange tilfeller er multi-tasking mindre effektiv og mindre effektiv enn praksisen med å fullføre en oppgave før du går videre til den neste. Neste gang du prøver å sjonglere med to eller flere oppgaver samtidig, kan du spørre deg selv om du vil spare tid, stress og frustrasjon ved å holde dem adskilt.

Håndtere uunngåelig fleroppgave
I den virkelige verden er det selvfølgelig usannsynlig at du vil kunne unngå multi-tasking helt. Det vil alltid være tidspunkter der to (eller tre eller flere) ting krever oppmerksomhet på en gang, og det er kanskje ikke mulig å sette oppgaver på vent. Når du ikke kan unngå multi-tasking, bruk disse tre tipsene for å gjøre det så effektivt som det kan være.

• Angi en tidsbegrensning. Når du trenger å skifte gir fra en oppgave til en annen - eller å gjøre to oppgaver samtidig - gi deg selv en frist for å gå tilbake til den opprinnelige oppgaven. Hvis du for eksempel mottar en viktig telefonsamtale mens du er i midten av å skrive et forslag for en klient, kan du gi beskjed om at du bare kan snakke i ti minutter; på slutten av ti minutter, høflig, men bestemt avslutte samtalen, og legg planer om å følge opp senere om nødvendig.
  
  
• Hold oversikt over hva du gjorde. Før du vekk oppmerksomheten vekk fra oppgaven du jobbet med før du ble avbrutt, bør du ta et øyeblikk til å merke deg hvor du var, hva ditt neste skritt skulle være, og hvor du kan hente deg når du kommer tilbake til oppgaven. Hvis du for eksempel blir dratt vekk fra middagsforberedelser av et barn som kjemper for oppmerksomheten din, kan du ta et sekund for å minne deg selv på at du akkurat skulle gå videre til trinn tre i oppskriften din; Når du kommer tilbake til matlaging, vet du hva som er neste gang.
  
  
• Bruk stopp-tap tiltak. I det minste må du sørge for at fleroppgavene ikke angre noen fremgang du allerede har gjort. Stopp-tap-tiltak - å skru ned ovnen før du svarer på telefonen, si eller lagre dokumentet du skriver før du chatter med kollegaen som kommer inn på kontoret ditt - kan bidra til å sikre at du ikke havner lenger bak enn hvor du var.
  

Når det er mulig, tenk to ganger på multi-tasking, og vurder å fokusere i stedet på å gjøre oppgaver sekvensielt og hver for seg; Du kan godt få mer gjort og oppleve mindre stress i prosessen. Når du ikke ikke kan unngå multi-tasking, kan det å sette (og holde seg til) grenser, holde faner og sette stopp-tap tiltak på plass hjelpe deg å gjøre det du trenger å gjøre effektivt og effektivt.