Om Outlook-kategorier

• Kan 17, 2024

Å bruke kategorier er en flott måte å holde Outlook-miljøet godt organisert uten å lage et mylder av mapper. Ved å bruke kategorier, kan du beholde alle elementene i en mappe, men gruppere som elementer sammen etter kategori (unntatt e-postelementer). Når kategoriene er tilordnet, kan du også finne, sortere og filtrere elementer etter kategori. For eksempel: Du kan ha en samling med e-post (sendt og mottatt), kontakter, oppgaver, avtaler og notater som alle angår det samme prosjektet. Med kategorier kan du trekke dem alle sammen for å se på det store bildet.

Mesterkategorien
Outlook inneholder en standard masterkategoriliste som du kan legge til dine egne kategorier som passer dine personlige behov. Du finner masterkategorilisten under menykommandoen Rediger / kategori. Bruk Master Category-knappen i kategorivinduet for å legge til og fjerne kategorier i Master Category-listen. Når du fjerner en kategori fra listen over hovedkategorier, forblir elementene som er tilordnet kategorien uendret. Du kan fortsette å gruppere disse elementene ved å bruke den slettede kategorien.

En god praksis er å tilordne en eller flere kategorier til Outlook-elementet ditt ved å velge kategorien fra Master Category-listen. Du kan ganske enkelt skrive en kategori i kategorifeltet for varen din, men mest sannsynlig vil du ikke henvise til kategorien på samme måte for hvert element og dermed beseire formålet med å bruke dem.

For eksempel skriver du det første elementet du vil kategorisere, MS Office. Noen dager senere har du en ny vare for den samme kategorien. Denne gangen skriver du inn Microsoft Office. Outlook tolker dette som en NY kategori.

Bruk av Master Category List sikrer konsistens og unngår stavefeil.

Tildele kategorier til elementer
Du kan tilordne en eller flere kategorier til alle typer Outlook-elementer. Med unntak av e-postmeldingsskjemaet, vil du se et kategorifelt og -knapp på hvert Outlook-skjema. For å tilordne kategorier til e-postelementer, må du gå til e-postalternativene for å finne kategorifeltet.

For å tilordne kategorier under opprettelsen av elementet, klikk på kategoriknappen på skjemaet (eller alternativknappen på en e-postvare) og sjekk av alle kategoriene i masterkategorilisten som gjelder; Klikk deretter på OK. Åpne alle eksisterende elementer og fortsett som beskrevet ovenfor for å legge til en kategori etter opprettelse.

Du kan tilordne kategorier for å multiplisere elementer i en liste. Velg alle elementene du vil tilordne de samme kategoriene til. Høyreklikk på det blå utvalget, og velg Kategorier fra hurtigmenyen. Sjekk alle kategoriene som gjelder; Klikk deretter på OK.

Fjern kategorier fra elementene

Åpne elementet du vil fjerne kategorien fra. Klikk på kategoriknappen og fjern merket fra merket fra kategorien du vil fjerne. Du kan fjerne kategorier fra flere elementer i en liste ved å forhåndsvalg av gruppen av elementer; velge kategorier fra hurtigmenyen med høyreklikk; fjerne markeringen av kategoriene du vil fjerne; og deretter klikke på OK.

Finn alle elementer

Bruk kommandoen Avansert søk fra Rediger-menyen for å finne alle elementene i en kategori. I dialogboksen Avansert søk:

- Velg "Enhver type Outlook-element" fra rullegardinmenyen for Se etter-feltet
- Bekreft personlige mapper vises i feltet In: Outlook vil se i alle mappene du har i dine personlige mapper. Du kan klikke på bla for å begrense søket til valgte mapper.
- Klikk på kategorien Flere valg
- Klikk på kategoriknappen
- Velg kategori (r) du vil finne
- Klikk på OK

Alle elementer med kategorien du valgte, vises i Finn-vinduet. Du kan åpne dem for å se detaljene ved å dobbeltklikke på elementet du vil åpne.

Du kan lagre søket ditt for å bli hentet på et senere tidspunkt. Klikk på File / Save Search, velg mappen du vil lagre søket i, gi søket et filnavn og klikk på Save. Filtypen skal være Office Saved Searches og filen vil ha en .oss filendelse. For å åpne et lagret søk, klikk på File / Open Search, finn søket du vil åpne, velg det og klikk OK. Under Open-hendelsen vil Outlook utføre et nytt søk basert på kriteriene som er satt i det lagrede søket.

Skrive ut ALLE elementer i en kategori

Etter å ha utført søket, kan du skrive ut alle funnet elementer. Velg alle filene i søkevinduet (Rediger / velg alle eller ved å bruke et musevalg). Høyreklikk på det blå markeringsområdet og velg utskrift fra hurtigmenyen.

Velg utskriftsstilen du ønsker:

- Tabellstil skriver bare ut listen over funnet elementer
- Memo Style skriver ut innholdet på varene

Velg andre utskriftsalternativer etter behov; Klikk deretter på utskriftsknappen for å sende dokumentet til skriveren.

Hvis du er en aktiv Outlook-bruker og bruker de fleste funksjonene utover e-post, kan du vurdere å bruke kategorier for å holde Outlook-elementene organisert.

Video Instruksjoner: Kategorier i Outlook (Kan 2024).