Få papirfiler i form for året fremover

• Kan 6, 2024

Visste du at februar er arkivfilen din måned? Å få fjorårets poster i orden - og sette opp et effektivt arkiveringssystem for året som kommer - setter deg kanskje ikke i humør til å feire, men det kan levere en heftig dose ro og kontroll i månedene fremover. Slik gjør du for å få filene renset, utformet og klare til å tjene deg i 2010.

Trinn 1: Arkiver den siste tiden
Nå har du sannsynligvis mottatt de fleste (om ikke alle) regningene og uttalelsene fra 2009 du kommer til å få, så det er et godt tidspunkt å flytte fjorårets filer ut for å gi plass til kollegene i 2010. Eventuelle filer du trenger for skatte- eller juridiske formål, kan overføres til en bankes eske, filbakke eller annen bærbar lagringsbeholder der de blir korrigert og samlet men ut av veien. De tingene du ikke trenger og ikke vil, kan komme seg til makuleringsmaskinen eller papirkurven.

(Er du nysgjerrig på hvilke filer du skal oppbevare og hvor lenge du skal beholde dem? Sjekk ut BankRates oversikt over hva du skal holde på og hvorfor, og spør også CPA eller advokat om retningslinjer, da kravene dine kan variere avhengig av ting som om du driver en bedrift eller eier et hjem.)

Denne årlige rensingen gjelder økonomiske poster (som fornyer seg hvert år) og også for personlige filer som barnekort fra skolene, referansemateriale du har samlet i løpet av året og korrespondanse. Velg hva av disse tingene det er virkelig verdt å beholde, og av det hvor mye av det som kan arkiveres og hvor mye som virkelig fortjener å bli i ditt hovedarkiveringssystem.

Trinn 2: By Adieu til fjern fortid
Når du flytter 2009-postene til et lite sted men fremdeles tilgjengelig sted, kan du ta en titt gjennom alt du har holdt fra 2008 og før. Rens alt som trygt kan gå basert på retningslinjene du har laget (som betyr at du sannsynligvis kan si det Sayonara til ting som telefon- og verktøyregninger fra tidligere år, med mindre de har innvirkning på skattene dine), og deretter konsolidere disse eldre filene så mye som mulig. Flytt disse arkivene ut av hjemmekontoret og inn på et sted der du kan hente dem om nødvendig, men ikke trenger å se dem regelmessig, for eksempel en hylle i et skap.

Trinn 3: Lag nye filer og erstatningsfiler
Neste oppretting av nye filmapper for regningene og uttalelsene du mottar regelmessig, for eksempel kontoutskrifter og kredittkortregninger. (Hvis du flyttet ut fjorårets poster uten å fjerne filmapper, kan du hoppe over dette trinnet.) Dette er også en god mulighet til å endre, kombinere eller slette kategorier og legge til nye kategorier etter behov. Hvis du tar deg tid til å få filmapper satt opp, kategorisert og merket nå, vil det gjøre arkiveringen enklere (om det fremdeles ikke er akkurat spennende) gjennom resten av året.

Trinn 4: Få en arkivvane
Med de gamle tingene ryddet og nye filer klare til å gå, er det bare å holde på toppen av å legge ting bort når du er ferdig med det. Enklere sagt enn gjort, jeg vet, spesielt hvis du heller vil ha tenner trukket enn du må arkivere papirer. Som med enhver oppgave kan imidlertid det å gjøre dette i små doser gjøre det mye mer utholdelig, og det kan kreve mye mindre tid. Prøv å legge til et ekstra minutt eller to til arkivering til den tiden du bruker til å betale regninger eller balansere sjekkheftet - med et brukbart system på plass trenger du ikke mye mer tid enn det for å få ting inn i arkiveringssystemet når det er satt opp for å fungere jevnt.

Enten du offisielt feirer arkivfilen din måned, ikke ta litt tid i løpet av de kommende ukene for å få filene dine i form. Resten av året vil du være glad for at du gjorde det!

Video Instruksjoner: Black Holes Explained – From Birth to Death (Kan 2024).